Как написать рекомендательное письмо
Майкл Эрнст ([email protected])
октябрь 2002 г.
(Также см. мой совет по запросу рекомендательных писем и совет Шрирама Кришнамурти авторам рекомендательных писем для аспирантов .)
В начале письма скажите, насколько хорошо вы знаете этого человека, как долго и как вы познакомились. Также сделайте обзор или краткое изложение вашей рекомендации.
Быть конкретным. Не просто хвалите человека общими фразами (например, «сообразительный»), а рассказывайте конкретные истории или анекдоты о том, что этот человек сделал, чтобы произвести на вас такое впечатление. Письмо, в котором Вы хвалите человека, не будучи конкретным, может показаться прохладной рекомендацией. Рейтинги в классе – ещё один пример полезной специфики.
Различайте. Скажите, чем этот человек отличается от других: его сильные стороны.
Сравните. Когда пишете кому-то, кто разделяет с вами контекст, назовите имена. («В лучших 5% класса» – это нормально, но гораздо лучше, «То же самое, что я обещал моим бывшим ученикам Донни Кнуту и Элу Тьюрингу, но на ступеньку ниже Джонни фон Неймана».)
Будьте правдоподобны. Не делайте этого человека идеальным. Часто в письме просто игнорируются недостатки, но тогда письмо не заслуживает доверия; написание таких писем навредит людям, которых вы будете рекомендовать в будущем. Если у человека есть недостатки, признайте их или отметьте некоторые способы, которыми он может стать лучше, особенно если человек начал преодолевать эти проблемы. Не придумывайте недостатки и не преувеличивайте настоящие.
Укажите свою квалификацию. Сколько вы видели других людей того уровня, которого ожидает читатель? (Для рекомендации в школу из 10 лучших, таких как UW, рекомендация будет иметь больший вес, если рекомендующий провёл время в школе как один из 10 лучших. Только тот, кто имеет непосредственный опыт, может дать действительно точную оценку.) Эти квалификации вероятно, лучше всего подходят для постскриптума, хотя иногда они пишутся в качестве первого абзаца для установления достоверности.
Обоснуйте свои рекомендации. Не пишите заявление вроде «Кандидат определённо соответствует требованиям для вашего учебного заведения / награды / программы» ( особенно дословно «ваше учреждение», как в образце письма, без замены фактического имени). Это скорее ослабляет, чем усиливает письмо, потому что читатель предположит, что форма письма была отправлена во многие места, и утверждение не может быть верным для каждого получателя.
Не говорите слишком кратко. Один или два коротких абзаца – это поцелуй смерти. (Если вы плохо знаете студента и вам нечего сказать, добавьте короткий абзац, объясняющий, что это за курс и почему хорошо, что студент преуспел в нем. Это не обманет большинство людей, но смягчит удар короткого письма.) Однако не теряйте дар речи: сделайте его кратким и по существу. Тот, кто читает ваше письмо, вероятно, читает сотни других писем. Если ваши ключевые моменты не всплывают или читатель устаёт в середине вашего письма, то ваше письмо не будет эффективным.
В ситуациях, когда письмо имеет непропорциональное влияние (например, для заявления на факультет), или если вы новичок в написании рекомендаций, относитесь к своему письму как к любому другому важному письму: получите отзывы от других.
Если вас просят предоставить письмо в формате PDF, предоставьте исходный PDF-файл, созданный вашим текстовым редактором или программой набора. Не сканируйте документ, это ухудшает визуальное качество и затрудняет чтение. На самом деле никого не волнует, стоит ли на письме ваша оригинальная подпись, поэтому вы можете вставить отсканированную подпись в PDF-файл или даже использовать машинописную подпись. Вы не хотите, чтобы напряжение глаз (или что-то еще) уменьшало влияние вашего письма. По тем же причинам не используйте фирменные бланки с водяными знаками, которые помещают большое тусклое изображение (например, герб или логотип вашего университета) позади текста. Вы можете подумать, что это выглядит круто и выделяет ваше письмо или учреждение, но на самом деле это затрудняет чтение, не производя на кого-либо впечатления.
______________________________________________________________________________________________________________
Справочник Мэйфилда: написание рекомендательных писем
(Справочник Мэйфилда представляет собой сборник предложений и советов по стилю, полезных для всех типов письма. Ниже приводится его раздел «Написание рекомендательных писем».)
Пишите рекомендательные письма, чтобы предоставить соответствующую информацию и правдиво и позитивно представить человека.
Рекомендации по написанию рекомендательных писем
Перед написанием письма:
- В большинстве случаев соглашайтесь написать рекомендательное письмо только в том случае, если вы честно можете написать поддерживающее письмо. Если вы не можете изобразить человека положительно, откажитесь от написания рекомендации.
- Попросите актуальное резюме и как можно более полное описание должности или программы, на которую претендует человек.
- Соберите и просмотрите всю другую имеющуюся у вас информацию о человеке, которого вы рекомендуете. Часто легко упустить из виду некоторые важные достижения.
Написание письма:
- Представьте человека правдиво, но позитивно. Рекомендация, которая рисует нереалистичное представление о кандидате, может быть проигнорирована. Рекомендация, ориентированная на отрицательные качества, может принести больше вреда, чем предполагалось.
- Адаптируйте рекомендацию к должности. Письмо, рекомендующее человека для работы в качестве консультанта лагеря, должно содержать информацию, отличную от той, что в письме, рекомендующем того же человека на работу в качестве программиста.
- Начните письмо с описания того, как вы знаете человека, которого вы рекомендуете, и конкретных контекстов, на которых вы основываете свою оценку. В каких ситуациях вы знали этого человека? Как долго? Насколько близко?
- Представьте общие качества человека, имеющие отношение к должности, вместе с одним или двумя подробными примерами. Яркие детали сделают рекомендацию более эффективной.
- В большинстве случаев рекомендательное письмо должно состоять из трёх или четырёх абзацев и иметь длину не более одной страницы.
Плохое рекомендательное письмо
Вот реальный пример рекомендательного письма, которое я получил для соискателя PhD. Один видный преподаватель сначала отправил рекомендательное письмо без содержания, поэтому я попросил дополнительную информацию. Это был ответ. Вы можете видеть, что это письмо, хотя и положительное на первый взгляд, нарушает почти все правила написания рекомендательного письма. Мне грустно, что отсутствие внимательности со стороны консультанта привело к тому, что нам пришлось отклонить заявку студента (хотя возможно, что консультант действительно считал студента недостойным и косвенно сигнализировал об этом в письме).
Уважаемый профессор Эрнст:С удовольствием пишу это письмо и рекомендую [опущено] одного из моих любимых студентов, для поступления на программу обучения в аспирантуре в вашем лаборатория.[опущено] – энергичный и прогрессивный молодой человек с чрезвычайно высокими возможности. Он не только быстро учится, но и хорошо решает сложные задачи, но также с логическим и творческим умом, который позволяет ему проявить некоторые проницательные взгляды. Я тоже был глубоко впечатлён его трудолюбием и выдающимися коммуникативными способностями по сравнению с моими другие ученики. Более того, он оптимистичный человек с приятными манерами, и хорошо ладит со всеми людьми вокруг него. Я надеюсь он может ещё больше расширить своё видение и накапливать исследования и опыт программирования , чтобы сделать его более плодотворным.Я верю в вашу лабораторию, в которой есть прекрасные исследования, фундамент для программного анализа и безопасности программного обеспечения, его отличная компетентность в сочетании с вашим выдающимся руководством обеспечат ему академические достижения в его будущей академической деятельности.Спасибо за ваше письмо, если у вас есть другие вопросы, можете свободно связаться со мной.[Подпись]
________________________________________________________________________________________________________________
Назад к советам, составленный Майклом Эрнстом .